Những điều cần lưu ý khi sử dụng máy Pos.

Với rất nhiều doanh nghiệp cạnh tranh trong thời đại kỹ thuật số, điều quan trọng là phải có một hệ thống có thể giúp bạn quản lý hoạt động của mình hiệu quả hơn. POS chia làm 2 dạng chính theo tính năng là POS bán hàng (thao tác đơn hàng trực tiếp trên máy) và POS cà thẻ (chấp nhận các hình thức thanh toán online qua thẻ ngân hàng)

POS bán hàng là một cách phổ biến để quản lý bán hàng và tính hữu dụng của nó rất rõ ràng trong việc giảm bớt gánh nặng quản lý tiền bạc, kiểm soát hàng tồn kho và kiểm soát nhân viên. Các chủ doanh nghiệp bán lẻ và thực phẩm đang ngày càng sử dụng hệ thống POS để cải thiện hoạt động của họ.

1. Tổng quan POS (Point Of Sale) là gì?

Hệ thống POS được sử dụng đa dạng trong các lĩnh vực khác nhau

1.1. POS (Point Of Sale) hay POS System là gì?

POS là tên viết tắt của từ “Point of sale” có thể hiểu là điểm bán lẻ như cửa hàng tạp hóa, chuỗi cửa hàng thời trang. Ban đầu, POS chỉ có nghĩa là máy chấp nhận thanh toán thẻ ATM hay còn gọi là máy cà thẻ ATM. Tuy nhiên, những năm gần đây, cùng với sự phát triển của các giải pháp của các giải pháp quản lý bán hàng, máy POS (POS terminal) còn được hiểu là máy bán hàng dùng để chạy các phần mềm tính tiền, in hoá đơn (POS system) mà ta thường thấy trong các siêu thị, nhà hàng, quán cafe,…

Để đảm bảo lợi nhuận và kiểm soát lượng hàng bán ra, mỗi hệ thống điểm bán luôn bao gồm một hệ thống hoặc công cụ ghi chép các giao dịch hàng ngày như sổ tay, file Excel hay cao cấp hơn là hệ thống máy tính tiền. Bằng việc trang bị và sử dụng hệ thống máy tính tiền hay phần mềm POS, chủ doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ hàng hóa, tiền mặt, hạn chế thất thoát hàng hóa, đáp ứng nhu cầu mua sắm, thanh toán của khách hàng. Khách hàng có thể mua sắm và thanh toán nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp tại các địa điểm này với các hệ thống này.

1.2. Máy POS là gì?

Máy POS cà thẻ là thiết bị bán hàng chấp nhận thẻ ngân hàng để thanh toán hóa đơn dịch vụ. Với thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng lắp đặt tại các cửa hàng, thực hiện quẹt thẻ một cách nhanh chóng và dễ dàng, thanh toán an toàn, bảo mật thông tin.

Xu hướng sử dụng thanh toán “không dùng tiền mặt” ngày càng nhiều và máy POS hiện đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.

Từ những lĩnh vực có diện tích kinh doanh lớn như nhà hàng, quán cà phê, mô hình nhượng quyền, chuỗi cửa hàng cho đến cá nhân nhỏ lẻ thì máy POS là một lựa chọn tuyệt vời cho thanh toán.

Sử dụng máy POS cà thẻ tại cửa hàng

2. Phân loại các dòng máy POS trên thị trường

Các máy POS hiện nay được phát triển rất đa dạng nhằm đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng. Do đó, đã có những loại máy khác nhau ra đời thay vì kiểu truyền thống như trước. Hiện nay có 2 loại phổ biến thực hiện chức năng thanh toán đó là máy POS di động và máy POS tính tiền điện tử.

2.1. Máy POS cà thẻ di động (máy POS cầm tay)

Đây là loại phổ biến nhất được thiết kế dựa trên phiên bản đầu tiên của máy POS. Bạn có thể dễ dàng bắt gặp loại máy này ở các cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ giúp hỗ trợ thực hiện nhiều phương thức thanh toán đa dạng.

Máy POS cầm tay/di động thường có thiết kế nhỏ gọn, cầm vừa lòng bàn tay kèm màn hình cảm ứng và tích hợp tính năng in hóa đơn với phần mềm quản lý bán hàng và sử dụng pin cùng sim kết nối internet để hoạt động và truyền dữ liệu. Máy thường được sử dụng phổ biến ở các cửa hàng như siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm, thời trang, phụ kiện…

Máy POS thiết kế nhỏ gọn, có thể mang theo bên mình nên giúp bạn bán hàng mọi lúc mọi nơi.

Ưu điểm

• Thiết kế nhỏ gọn, có thể mang theo bên mình nên giúp bạn bán hàng mọi lúc mọi nơi.
• Quản lý tài chính, nhập liệu hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng.
• Dễ sử dụng, độ bền cao, tiết kiệm chi phí đầu tư cho cửa hàng.
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

Nhược điểm

• Phải thường xuyên thay pin.
• Sử dụng sim kết nối Internet nên đôi khi xảy ra tình trạng kết nối chậm hoặc lỗi kết nối.

2.2. Máy POS bán hàng để bàn

Máy POS bán hàng là một thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng. Tuy nhiên, loại máy này thường có kích thước lớn hơn rất nhiều, có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng và ngăn kéo đựng tiền,…

Các loại máy này thường được trang bị cố định cho các cửa hàng lớn, các chuỗi nhà hàng, các chuỗi siêu thị… Hơn nữa, máy POS tính tiền điện tử sẽ có loại 1 màn hình và loại 2 màn hình để bạn lựa chọn.

Ưu điểm

• Đơn giản, dễ sử dụng. Không bị virus
• Dùng cho nhu cầu đơn giản in hóa đơn, thanh toán tiền…

Nhược điểm

• Nặng, khó di chuyển.
• Giá thành tương đối cao (khoảng hơn 10 triệu đồng), rất ít nơi có điều kiện trang bị.

Máy POS bán hàng tại cửa hàng kinh doanh

3. Các tiện ích khi sử dụng máy POS cà thẻ trong kinh doanh

Lợi ích khi sử dụng máy POS cà thẻ trong kinh doanh

Đối với đơn vị chấp nhận thẻ

• Giúp nâng đa dạng các hình thức thanh toán để khách hàng lựa chọn.
• Giảm chi phí quản lý tiền mặt và giảm thiểu rủi ro về tiền giả hoặc tiền rách. Hạn chế gian lận trong quá trình kiểm đếm tiền mặt và tiết kiệm chi phí về nhân sự và thời gian thực hiện giao dịch.
• Có thể dễ dàng quản lý doanh thu thông qua hệ thống báo cáo giao dịch của ngân hàng.
• Tạo dựng hình ảnh một tổ chức chuyên nghiệp, hiện đại và phù hợp với xu hướng thanh toán không tiền mặt hiện nay của Việt Nam và trên thế giới.
• Dịch vụ bảo trì và hỗ trợ đơn vị của ngân hàng cung cấp thường nhanh chóng và kịp thời. 
• Thời gian xử lý giao dịch thanh toán nhanh chóng thông qua việc thực hiện thao tác qua thiết bị là khoảng 4 giây/ giao dịch. Đồng thời, số tiền khách hàng thanh toán sẽ được chuyển thẳng vào tài khoản của đơn vị mở tại ngân hàng nên đảm bảo an toàn khi nhận tiền.

Đối với khách hàng

• Máy POS cà thẻ chấp nhận thanh toán mọi loại thẻ nội địa và quốc tế trong liên minh Napas nên khách hàng dù sử dụng bất kỳ loại thẻ nào cũng có thể thực hiện thanh toán được.
• Các chủ thẻ không còn phải mang theo tiền mặt khi thanh toán tại cửa hàng giúp đảm bảo an toàn tài chính của bạn, hạn chế việc rơi hay bị mất trộm tiền.

4. Tiêu chí trong lựa chọn máy POS bán hàng hiệu quả

Giữa “ma trận” máy bán hàng, làm thế nào để chọn được dòng máy POS phù hợp với mô hình kinh doanh, có chất lượng tốt với chi phí hợp lý?

Thiết kế máy:

Ngoài những vấn đề về kiểu dáng và màu sắc thì kích thước nhỏ gọn là điều rất quan trọng. Chiếc máy không chiếm quá nhiều diện tích, nhân viên dễ dàng cầm các máy POS đến bàn của khách để thanh toán. Một lời khuyên cho các chủ cửa hàng là nên sử dụng các loại máy POS tính tiền có màn hình cảm ứng tích hợp thêm máy in nhiệt. Loại máy này hiện đại phù hợp với hầu hết các kiểu kinh doanh hiện nay, tuy nhiều chức năng nhưng không mang lại cảm giác cồng kềnh, và phức tạp.

Cấu hình: 

Ưu tiên lựa chọn các loại máy có tốc độ xử lý nhanh, điều này vô cùng quan trọng khi bạn cần thanh toán nhiều đơn hàng (lúc khách đông, những ngày lễ tết, cuối tuần vv….). Bộ máy pos tính tiền treo, chậm, sẽ làm giảm tính chuyên nghiệp cửa hàng của bạn, giảm đi hiệu quả phục vụ khách hàng. Cấu hình máy pos tính tiền cảm ứng tối ưu cho các cửa hàng là 1GB Ram + 8GB ROM với tốc độ xử lý 1.3ghz.

Khả năng kết nối với các thiết bị ngoại vi: 

Ngoài kết nối wi-fi, 4G, bluetooth thì một số máy tính tiền hiện nay còn hỗ trợ kết nối SIM 4G, giúp máy lúc nào cũng được kết nối internet. Việc thanh toán trở nên nhanh chóng, an toàn, hạn chế thấp nhất những vấn đề không mong muốn phát sinh.

Máy POS bán hàng tích hợp phần mềm quản lý: 

Đây chính điểm khiến máy tính tiền POS bán hàng cảm ứng ngày càng được ưu chuộng. Phần mềm tính tiền chuỗi cửa hàng đi theo mỗi chiếc máy POS sẽ giúp bạn quản lý sản phẩm, báo cáo thống kê… Nhờ đó giúp bạn kiểm soát và hạn chế thất thoát tránh việc thất thoát ngân sách.

Để máy POS cầm tay thông minh có thể phát huy tối đa hiệu quả, chủ cửa hàng nên kết nối máy với phần mềm quản lý bán hàng để được tối ưu hóa những tính năng phù hợp với hầu hết các mô hình kinh doanh hiện nay như kinh doanh bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống, karaoke,… 

Có thể thực hiện thao tác khi offline:

Những dòng máy POS bán hàng có thể thực hiện gọi món và thanh toán khi offline sẽ giúp nhân viên chủ động ngay cả khi có sự cố về hệ thống mạng internet. Nó giúp đảm bảo cho hoạt động bán hàng luôn được diễn ra trơn tru. Ngoài ra, với những chiếc máy bán hàng POS cần hỗ trợ thanh toán online qua hình thức quét mã QR, giúp cho khách hàng có thêm lựa chọn trong việc thanh toán của mình. Các giao dịch cần được thực hiện trong cả trường hợp offline. 

Ví dụ: thanh toán hóa đơn tiền mặt, hoàn lại tiền thưởng, giảm giá, thuế,…. và lưu lại lịch sử giao dịch. 

Khả năng quản lý dữ liệu khách hàng:

Máy POS bán hàng cầm tay có thể ghi lại những trường thông tin liên quan tới giao dịch của khách hàng và do đó ta sẽ có báo cáo chi tiết về khách hàng đã mua sắm, bao gồm:

• Thêm khách hàng mới
• Xem số lượng mặt hàng họ đã mua
• Tổng giá trị giao dịch của khách hàng
• Số lần khách hàng sử dụng dịch vụ
• Số tiền trung bình khách hàng chi tiêu mỗi khi đến quán của bạn

Dữ liệu khách hàng đến từ máy POS cho phép chủ doanh nghiệp hiểu được thói quen mua hàng của khách hàng một cách chính xác nhất. Từ đó, bạn có thể phân tích, đánh giá chất lượng sản phẩm, chiến lược kinh doanh cũng như có thêm thông tin để xây dựng chương trình thành viên thân thiết, mở rộng quy mô kinh doanh,… sao cho phù hợp nhất với khách hàng.

 5. Những lưu ý cần biết khi sử dụng máy POS

* Đối với khách hàng: Tránh  việc cho người khác sử dụng thẻ vì rất dễ bị rò rỉ thông tin cá nhân. Khi thanh toán, bạn nên dùng tay che mã pin khi nhập, tránh để bị chụp lại mã pin, rất nguy hiểm. Bên cạnh đó, quan sát khi đưa thẻ cho nhân viên thanh toán, nếu thấy dấu hiệu bất thường, hãy báo ngay cho quản lý nơi bạn đang sử dụng dịch vụ.

* Đối với đơn vị thanh toán:

+ Với loại thẻ từ, bạn áp mặt thẻ có vạch dài vào thân máy, sau đó quẹt từ đầu đến cuối để máy POS nhận chính xác số thẻ, số tài khoản và thông tin khách hàng. Sau đó nhập số tiền, yêu cầu khách nhập mã pin và nhớ in hóa đơn cho khách.

+ Với loại thẻ chip, bạn cần chèn thẻ vào khe đọc, chú ý đưa con chip vàng gắn bên cạnh thẻ vào thân máy. Nhập số tiền rồi in hóa đơn cho khách. Bạn cần lưu ý để xin chữ ký của khách, phòng khi xảy ra các trường hợp tranh chấp hay sai sót thì có bằng chứng xác thực.

Trên đây là những thông tin cần biết khi sử dụng máy POS bán hàng. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với Mecapay để biết thêm thông tin chi tiết.

Email: contact@mecapay.vn